Dans le cadre de ses activités, Waterloo Asset Management (également dénommée ci-après la « Société ») est responsable du traitement de données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »). Ces données vous concernant sont traitées en votre qualité de client, futur client potentiel ou personne autrement concernée (par exemple : mandataire, représentant légal, bénéficiaire effectif, destinataire d'un transfert de titres ou d'un virement d'espèces, ….).
Dans le respect de votre vie privée, nous traitons vos données personnelles d'une manière licite, loyale et transparente envers vous. Le présent document vous explique quels types de données personnelles sont traitées, dans quels buts, à qui elles peuvent être communiquées, pendant combien de temps elles sont conservées. Nous vous informons également de vos droits et recours en matière de vie privée et de la façon dont vous pouvez les exercer.
L'utilisation de nos services, produits et site internet implique que vous soyez informés des dispositions et mesures énoncées dans la présente déclaration de respect de la vie privée, que vous les compreniez et que vous les acceptiez.
Au fil du temps, nous pouvons apporter des adaptations à notre politique en matière de protection de la vie privée. Nous vous invitons dès lors à toujours consulter notre site internet pour accéder à la version la plus récente du présent document.
Notre site internet peut toutefois indiquer des liens vers des sites de tiers, dont les conditions d'utilisation ne tombent pas dans le champ d'application de la politique de Waterloo Asset Management en matière de protection de la vie privée. Nous vous recommandons de vous renseigner sur la politique de ces tiers concernant la protection de vos données personnelles.
Waterloo Asset Management veille à la sécurisation et à la protection de vos données personnelles. Il s'agit d'une obligation de moyens et non d'une obligation de résultat. Vous-même pouvez également contribuer à la protection de vos données, notamment en faisant preuve de prudence pour vos documents sur support électronique et papier, en sécurisant l'usage de vos appareils électroniques, en étant vigilant aux tentatives d'hameçonnage, d'arnaque ou de fraude. Pour notre part, nous prenons les mesures organisationnelles et techniques nécessaires afin d'être en conformité avec le niveau de protection requis par les législations et réglementations d'application à l'échelon européen et national.
1. Quelles données personnelles sont-elles traitées ?
Waterloo Asset Management collecte et traite uniquement les données personnelles qui sont nécessaires pour vous fournir des solutions personnalisées d'investissement.
Les différentes catégories de données personnelles concernent notamment :
- les données d'identification (par exemple : nom, numéro de carte d'identité, numéro de registre national, nationalité, lieu et date de naissance …)
- les caractéristiques personnelles (par exemple : âge, sexe, …)
- les données de contact (par exemple : domicile, adresse e-mail, numéro de téléphone, …)
- la situation familiale (par exemple : état civil, régime matrimonial, …)
- les données fiscales (par exemple : pays de résidence fiscale, US person, ….)
- les informations relatives à la formation et à l'occupation professionnelle (par exemple : niveau de diplôme, profession, …)
- les données patrimoniales : informations en matière financière, bancaire, de crédits et d'assurances (par exemple : numéro de compte bancaire, estimation du patrimoine et des engagements financiers, …)
- les données relatives au portefeuille dont la Société assure la gestion, le conseil ou pour lequel elle effectue la réception et transmission d'ordres
- les données relatives à votre profil d'investisseur (par exemple : objectifs d'investissement, tolérance au risque, expérience et connaissances en matière de produits et services d'investissement, …)
- l'enregistrement de communications électroniques, autorisé ou imposé par la loi ou auquel vous avez consenti (par exemple : l'enregistrement d'e-mails échangés entre notre Société et vous, dans le but de pouvoir apporter la preuve de transactions, instructions, conseils prodigués, ...).
Les données personnelles que nous traitons sont principalement celles que vous nous avez communiquées. Le cas échéant, elles peuvent être complétées par des informations disponibles publiquement (par exemple : publications au Registre de Commerce et des Sociétés et au Recueil Electronique des Sociétés et Associations au Grand-Duché de Luxembourg ; publications au Moniteur belge, à la Banque-Carrefour des Entreprises ou à la Centrale des Bilans en Belgique ; informations rendues publiques sur internet ou dans les médias …). Dans le cadre de nos prestations de services, des données personnelles peuvent également nous être fournies par votre banque dépositaire, votre compagnie d'assurance ou votre courtier d'assurance, ou d'autres sources via votre intermédiaire (notaire, avocat, …).
Vous garantissez l'exactitude et le caractère complet des données que vous nous communiquez. La communication de données inexactes ou incomplètes peut occasionner un refus temporaire ou définitif de prestation de services par notre Société.
2. Quels sont les fondements juridiques et les finalités du traitement de vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont traitées aux fins suivantes :
- pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, notamment la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, la législation en matière de sanctions internationales et d'embargos, la réglementation concernant les marchés d'instruments financiers (MiFID), les réglementations relatives à la prévention des abus d'informations privilégiées, des manipulations de marché et des fraudes notamment fiscales, les obligations de tenue de la comptabilité, les obligations de déclaration ou demandes officielles d'autorités publiques, prudentielles, administratives ou judiciaires, dûment autorisées ;
- pour exécuter un contrat conclu avec vous ou pour exécuter des mesures précontractuelles à votre demande : vos données personnelles sont utilisées pour conclure et exécuter des contrats qui déterminent les conditions et modalités selon lesquelles nous vous proposons un produit ou service d'investissement ;
- en vertu d'intérêts légitimes de notre Société : notamment pour gérer la relation avec nos clients et le suivi des opérations et services prestés, développer nos produits et services de gestion de patrimoine, personnaliser notre offre, exercer le devoir de vigilance, procéder à des contrôles et gérer les risques auxquels nous pouvons être exposés et, le cas échéant, établir, exercer et défendre nos droits dans un litige ;
- en vertu de votre consentement, qui peut être requis pour des traitements spécifiques de données.
3. A quels destinataires vos données personnelles peuvent-elles être communiquées ?
Afin d'accomplir les finalités décrites ci-avant, nous pouvons divulguer vos données personnelles uniquement aux catégories de destinataires suivantes :
- vous-même en tant que personne concernée, ainsi que les mandataires désignés par vous
- les établissements dépositaires des avoirs pour lesquels nous vous fournissons des services d'investissement
- les sous-traitants et prestataires de services, réalisant des prestations pour notre compte (ces tiers sont tenus à des obligations de confidentialité et de sécurisation des données et ne sont pas autorisés à en faire usage à des fins propres de nature commerciale)
- les autorités prudentielles, financières, administratives, judiciaires ou agences d'Etat, organismes publics, sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la loi (par exemple, au Grand-Duché de Luxembourg : CSSF-Commission de Surveillance du Secteur Financier, CRF-Cellule de Renseignement Financier, ... et en Belgique : FSMA-Autorité des Services et Marchés Financiers, CTIF-Cellule de Traitement des Informations Financières, …)
- des tiers sur base d'une disposition légale ou un intérêt légitime, ou à des fins d'exécution du contrat ou avec l'autorisation de la personne concernée.
4. Pendant combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ? Quels critères déterminent la durée de conservation ?
Waterloo Asset Management conserve vos données personnelles au siège à Luxembourg pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités que leur traitement poursuit et au minimum pendant la durée imposée par les dispositions légales et réglementaires applicables.
La durée de conservation est déterminée en fonction :
- de contraintes opérationnelles (suivi de votre portefeuille, gestion de la relation-client, exécution des conventions conclues) ;
- des exigences légales et réglementaires ;
- des délais endéans lesquels une demande peut émaner du régulateur, de la justice ou d'autres instances publiques autorisées ;
- de la période au cours de laquelle une plainte peut être introduite ou un litige peut survenir, nécessitant la conservation des données personnelles pour l'exercice ou la défense de nos droits en justice.
Les informations relatives à nos clients sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle et pendant 5 ans après la fin de la relation contractuelle, de la relation d'affaires ou l'exécution de transactions. Les informations relatives à des prospects sont également conservées pendant maximum 5 ans.
Les enregistrements de communications électroniques qui donnent lieu ou sont susceptibles de donner lieu à des transactions, sont conservés durant 5 ans et, uniquement sur demande de l'autorité compétente, pendant maximum 7 ans.
5. Quels sont vos droits quant au traitement de vos données personnelles ?
Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants :
Droit d'accès à vos données personnelles
Vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles, ainsi qu'une copie de ces données personnelles.
Droit de rectification
Vous avez le droit de faire rectifier vos données personnelles si vous considérez qu'elles sont inexactes, et vous avez le droit d'obtenir qu'elles soient complétées si vous les estimez incomplètes.
Droit d'effacement
Vous avez droit à ce que vos données personnelles soient supprimées. Ce droit ne pourra toutefois pas s'appliquer si vos données sont conservées en raison d'une obligation légale ou pour l'exercice ou la défense de droits en justice.
Droit de limitation du traitement
En motivant votre demande, vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Si vous êtes dans les conditions légales pour obtenir cette limitation, nous nous limiterons à stocker vos données. Aucune autre opération ne pourra alors avoir lieu sur vos données personnelles.
Droit d'opposition
Vous pouvez vous opposer à ce que Waterloo Asset Management traite vos données personnelles en vertu de ses intérêts légitimes. Nous pouvons toutefois refuser cette demande pour des motifs légitimes et impérieux, ou pour les besoins de l'exercice ou de la défense de droits en justice.
Si vous vous opposez à ce que vos données personnelles soient traitées à des fins de prospection, telle que le marketing direct (y compris le profilage qui y est lié), notre Société ne pourra invoquer aucune exception. Notamment, si vous nous avez communiqué votre adresse postale ou votre adresse e-mail, vous pouvez recevoir périodiquement des informations sur notre Société, nos services et produits, et les événements que nous organisons. Si vous ne souhaitez plus recevoir ce type de communications, il suffit d'en faire la demande en nous envoyant un e-mail à l'adresse crm@waterloo-am.com.
Droit d'information sur les prises de décisions automatisées
Dans l'éventualité où certaines procédures de prise de décision se dérouleraient de manière totalement automatisée, sans intervention humaine, vous pouvez demander des informations sur la nature de cette procédure, la logique sous-jacente et ses conséquences et, en cas de désaccord sur la décision, en demander l'examen par l'un de nos responsables.
Droit de portabilité des données
Quand ce droit est applicable, vous avez le droit que les données personnelles que vous nous avez fournies vous soient rendues ou, lorsque cela est possible techniquement, de demander leur transfert à un tiers.
Droit de retrait de votre consentement
Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement ne pourra toutefois pas porter atteinte au caractère licite du traitement effectué sur base de votre consentement avant que vous ne le retiriez.
6. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?
Pour exercer vos droits, veuillez nous adresser par écrit une demande datée, signée et accompagnée d'une photocopie recto verso de votre carte d'identité. Cette preuve d'identité vise à éviter un accès frauduleux à vos données personnelles, en nous permettant de vérifier que vous êtes bien la personne concernée par les données.
Cette demande peut nous parvenir :
- soit par e-mail à l'adresse : crm@waterloo-am.com
- soit par lettre à l'adresse du siège du Luxembourg ou de la succursale de Belgique :
Waterloo Asset Management, S.A. — 2, Place de Paris, L-2314 Luxembourg
Waterloo Asset Management – succursale de Belgique — Drève Richelle, 161 Bte 63, B-1410 Waterloo
Nous traiterons votre demande gratuitement, excepté en cas de demande manifestement infondée ou excessive. Si vous nous avez envoyé votre demande par e-mail, nous y répondrons par voie électronique dans la mesure du possible, sauf demande contraire explicite de votre part.
Nous donnerons réponse à votre demande dans un délai d'un mois maximum à compter de la réception de votre demande écrite, accompagnée de toutes les informations requises pour pouvoir la traiter. Si la complexité ou le nombre de demandes nécessite un report, nous vous en informerons endéans ce délai d'un mois, en précisant les motifs de la prolongation, qui ne pourra excéder 2 mois. Même en cas de réponse négative à votre demande, vous en serez informé, avec l'indication des motifs de refus.
7. Quels sont vos autres recours ?
En cas d'insatisfaction quant au traitement de vos données personnelles et à l'exercice de vos droits à cet égard, vous disposez de différents recours :
Réclamation auprès de Waterloo Asset Management
Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité votre demande d'exercer un droit sur vos données personnelles, vous pouvez nous adresser une réclamation selon la procédure de traitement des plaintes, décrite dans le contrat conclu avec notre Société.
Réclamation auprès d'une autorité de contrôle
Si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation de la législation en la matière, en particulier du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui est entré en application dans l'Union européenne le 25 mai 2018, vous êtes en droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente, conformément à la réglementation applicable, sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
Autorité de contrôle compétente au Grand-Duché de Luxembourg :
Commission Nationale pour la Protection des Données
1, avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette
Téléphone : +352 2610 60 1 — E-mail : info@cnpd.lu — www.cnpd.lu
Autorité de contrôle compétente en Belgique :
Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse, 35, B-1000 Bruxelles
Téléphone : +32 2 274 48 00 — E-mail : contact@apd-gba.be — www.autoriteprotectiondonnees.be
Recours juridictionnel effectif
Sans préjudice de tout autre recours administratif ou extrajudiciaire, vous êtes également en droit de former un recours juridictionnel effectif contre l'autorité de contrôle compétente, dans les conditions prévues par la réglementation, ou à l'encontre de notre Société qui est le responsable du traitement de vos données personnelles.
8. Quelles sont les conséquences si vous ne fournissez pas les données personnelles demandées ?
Au vu des finalités mentionnées au point 2 ci-avant, si vous refusez de communiquer certaines données personnelles que nous vous demandons ou de répondre à nos questions, votre refus peut avoir pour conséquence, selon le cas, l'impossibilité ou le refus de notre Société d'entrer en relation contractuelle avec vous, de poursuivre la relation d'affaires établie avec vous ou d'exécuter une opération demandée par vous.